Een draaiboek is essentieel om je evenement te laten slagen. Waarom? Zonder draaiboek vergeet je de details die nu net het verschil maken tussen wel of geen succes. Daarnaast geeft een draaiboek iedereen duidelijkheid. Zo weet iedere betrokkene niet alleen vooraf maar ook tijdens je evenement wat hij of zij moet doen. Waar je allemaal rekening mee moet houden? We leggen het hier stap voor stap voor je uit.
Het draaiboek voor je evenement bestaat uit twee basisprocessen
Hoewel ieder evenement verschilt, hebben de bijbehorende draaiboeken allemaal eenzelfde basisopzet. Deze basisopzet bestaat uit twee processen. Enerzijds is er het proces voor de betrokken personen (de medewerkers) en anderzijds is er het draaiboekproces zelf. Op hun beurt zijn deze twee processen weer onderverdeeld in een aantal stappen.
Het eerste proces: de medewerkers
In dit proces definieer je de personen die deelnemen aan je evenement. Je onderscheidt hierbij drie overzichtelijke stappen om zo je medewerkers duidelijk in kaart te brengen. De eerste stap van het medewerkersproces is de database.
Voordat je überhaupt iemand kunt uitnodigen om mee te helpen moet je uiteraard weten wie deze personen zijn. Wat zijn hun persoonlijke kwaliteiten en hoe kun je ze het meest optimaal inzetten? Vergeet hierbij niet om naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres te noteren.
Uitnodiging richting de medewerkers
De volgende stap die je namelijk neemt in het medewerkersproces is de uitnodiging. Zodra bekend is wie er gevraagd kan worden om mee te helpen aan je evenement verstuur je een uitnodiging. Afhankelijk van het soort evenement kun je ofwel in de uitnodiging dan wel tijdens een eerder contactmoment informatie over de inhoud verstrekken.
De derde en laatste stap van het medewerkersproces is de aftersales. Dit houdt in dat je iedere medewerker een bedankje stuurt na afloop.
Draaiboek evenement
Het tweede proces dat deel uitmaakt van het draaiboek voor je evenement is het draaiboekproces zelf. Dit proces bestaat uit twee onderdelen: het algemene draaiboek en het technische draaiboek. Het algemene draaiboek bestaat vervolgens uit acht stappen:
-
Algemeen
Telefoonnummers van zowel de organiserende partij als de eventuele opdrachtgever;
Globaal programma en tijdsplanning;
Algemene informatie zoals eventuele entreeprijs, et cetera. -
Programma
Programmadetails zoals de gasten deze ontvangen (informatie over tijden en programmaonderdelen, namen van sprekers en eventuele artiesten).
-
Medewerkerslijst
Een overzicht met de namen (initialen) en contactgegevens van alle betrokken medewerkers, aangevuld met een kort overzicht waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
-
Gastenlijst
Een overzicht met de namen van alle gasten. Maak tegelijkertijd een aftekenlijst op om aan te vinken wie er aanwezig is en wie niet. Afhankelijk van het soort evenement kun je ervoor kiezen hierbij een naambadge uit te reiken.
-
Materialenlijst
Welke materialen moet je allemaal meenemen? Programmaboekjes bijvoorbeeld, promotiemateriaal, formulieren, eventuele naambadges en wisselgeld.
-
Checklist
Bepaal vooraf op welk moment voor aanvang van het evenement je alles controleert. Dit doe je aan de hand van een checklist. Test hierbij de geluidsinstallatie, een eventuele beamer, et cetera.
-
Calamiteitenplan
Afhankelijk van de locatie van je evenement kan het nodig zijn een onderdeel op te nemen voor wat er moet gebeuren wanneer er nood is. Denk hierbij aan evacuatie en telefoonnummers van hulpdiensten.
-
Overig
Alle overige zaken, zoals een routebeschrijving voor de gasten en eventuele huisregels van de locatie.
Technisch draaiboek
Het technisch draaiboek van je evenement omschrijft ten slotte ieder detail van de taken die voor, tijdens maar ook na je activiteit moeten gebeuren. Met andere woorden, dit is een uitgebreide planning waar iedere betrokken medewerker zijn of haar informatie uit haalt. Wij van DOCK 3 zijn ervan overtuigd dat je met deze tips een geslaagd evenement zult organiseren.
Graag helpt DOCK 3 met het organiseren van een succesvol event. Wij hebben een locatie anders dan anderen, met veel ‘in house’ oplossingen. Met ons gedreven team dat jarenlang ervaring heeft in het organiseren van events, denken wij graag met je mee. Met onze professionele en klantgerichte aanpak zullen wij samen met jou, jouw doelstellingen waarmaken. Graag verwijzen wij naar bedrijven die in onze polyvalente zalen jou voor zijn geweest in het geven van: bedrijfsfeesten, productlanceringen, personeelsfeesten en zakelijke diners. Lees hier hun ervaringen.
Meer informatie of een afspraak maken? Neem vandaag nog contact met ons op.