Ga je een congres organiseren? Dat is een goede kans om te laten zien wat je in huis hebt, en om op een productieve manier in contact te komen met belangrijke mensen of met je doelgroep. Maar een congres organiseren is niet gemakkelijk: er komt van alles bij kijken. Het is dus van goed belang dat je goed nadenkt over wat er allemaal moet gebeuren, en dat je het congres goed voorbereidt. Daarom hebben wij hier op een overzichtelijke manier alle informatie verzameld die je nodig hebt. Als je een congres gaat organiseren, is dit artikel een uitstekende plek om te beginnen.

Een geschikte plek om een congres organiseren

Voor je van start gaat met het organiseren van een congres, is het van belang dat je nadenkt over een geschikte locatie. Dat is namelijk de sleutel tot een succesvol congres. Aan welke eisen moet je locatie allemaal voldoen? En waar moet je op letten?

Een checklist voor het organiseren van een congres

Een congres organiseren is een veel werk. Wie geef ervaring heeft met de organisatie van zo’n grote bijeenkomst, kan wel een steuntje in de rug gebruiken. Wij zetten alles waar je op moet letten eens op een rijtje.

  1. Maak een planning en begin op tijd

Een uitgebreide planning is essentieel als je een congres organiseert. Als je alle ideeën die je hebt over het programma, over het eten en over de locatie wil uitvoeren, moet je een goed plan maken. Kun je het congres zelf organiseren, of kun je dat beter uitbesteden? Wat is het budget voor je congres, en hoe wil je dat ongeveer in gaan zetten? In je plan maak je een afweging tussen de tijd, het budget en de mogelijkheden en expertise die je in huis hebt.

  1. Bepaal het doel van je congres

Het succes van je congres hangt in grote mate van de inhoud. Om goed voor jezelf op een rijtje te krijgen wat je met het congres wil bereiken, begin je met het vaststellen van een doelstelling en een doelgroep. Werk dit in detail uit, en verzin een thema of onderwerp dat de doelgroep aanspreekt en waarin je de essentie van het congres vangt. Een goed begin is het halve werk.

  1. De juiste plek voor het congres vinden

Heb je eenmaal een plan uitgewerkt en een doel voor het congres bepaald, dan is het tijd om na te denken over een geschikte ruimte. Een goede locatie heeft een aantal eigenschappen. Natuurlijk is de plek groot genoeg. Probeer dus van tevoren goed in te schatten hoeveel bezoekers je op je congres verwacht, en zoek de locatie of zaal daar op uit. Daarnaast is het ook van belang dat de congreslocatie goed te bereiken is, zowel met het openbaar vervoer als met de auto. Een derde punt dat belangrijk is, is dat je een locatie kiest die al veel ervaring heeft met het hosten van een congres. Zo kun je rekenen op hulp tijdens je evenement.

DOCK 3 is een multifunctionele evenementlocatie met een centrale ligging, vlakbij Antwerpen. De verschillende zalen zijn geschikt voor kleine of grotere bijeenkomsten. Ga je een congres organiseren in de regio Antwerpen? Dan ben je hier aan het juiste adres.

  1. Inspireer je publiek

De laatste belangrijke stap is om je congres op een interessante manier in te vullen. Met een gevarieerd en inhoudelijk goed afgestemd programma houd je iedereen geboeid. Wie nodig je uit? Wie passen er bij het onderwerp van je congres?

Een belangrijke stap is ook de indeling van je congres af te stemmen met de evenementlocatie. DOCK 3 heeft veel ervaring met het hosten van congressen, en denkt graag met je mee over het programma, en de geschikte momenten voor bijvoorbeeld catering.

Graag helpt DOCK 3 met het organiseren van een succesvol congres. Wij hebben een locatie anders dan anderen, met veel ‘in house’ oplossingen. Met ons gedreven team dat jarenlang ervaring heeft in het organiseren van events, denken wij graag met je mee. Met onze professionele en klantgerichte aanpak zullen wij samen met jou, jouw doelstellingen waarmaken. Graag verwijzen wij naar bedrijven die in onze polyvalente zalen jou voor zijn geweest in het geven van: bedrijfsfeestenproductlanceringenpersoneelsfeesten en zakelijke diners. Lees hier hun ervaringen.

Meer informatie of een afspraak maken? Neem vandaag nog contact met ons op.