Een gastenlijst voor je evenement opstellen is ontzettend belangrijk. Zonder gastenlijst is de kans namelijk groot dat je die ene relatie vergeet uit te nodigen die net van plan was klant van je te worden. Of een productlancering waarbij je een medewerker niet uitnodigt die er urenlang werk in heeft zitten. Onvergeeflijk. Bovendien: wat te denken van de imagoschade die je hierdoor kunt oplopen? Daarom leggen wij van DOCK 3 je graag uit waar je rekening mee moet houden zodat je niemand vergeet.

Gezamenlijk de gastenlijst voor je evenement opstellen

Een bedrijfsevent geef je niet zomaar. Vaak heb je met elkaar een grote mijlpaal bereikt, zoals een jubileumjaar, de opening van een nieuwe bedrijfslocatie of een productlancering. Afhankelijk van de reden voor je bedrijfsevent bepaal je wie er uitgenodigd worden. Daarnaast is ook het budget belangrijk. Op basis hiervan moet je misschien een selectie maken. Juist dan, maar sowieso, is het altijd verstandig om samen met de sales-, marketing- en personeelsafdeling de gastenlijst op te stellen. Wanneer er ook maar enige twijfel bestaat, vraag je daarnaast ook andere afdelingsverantwoordelijken aan te schuiven.

Een besloten evenement

We spreken van een besloten evenement wanneer je alleen de medewerkers van je eigen organisatie uitnodigt. Een kort overleg met de personeelsafdeling, de personeelslijst uitdraaien en klaar? Nee, zeker niet. Weliswaar is de personeelsafdeling bij uitstek de afdeling die je bij een besloten evenement moet raadplegen, maar je kunt hierbij niet vertrouwen op alleen de uitdraai van het huidige personeelsbestand. Waar het namelijk vaak fout gaat, is dat freelancers of tijdelijke krachten geen uitnodiging ontvangen. Datzelfde geldt voor gepensioneerden die zich decennialang voor het bedrijf hebben ingezet.

Een evenement voor relaties en medewerkers

Als je bedrijfsevent niet alleen voor je medewerkers is bedoeld, maar ook voor je zakelijke relaties en andere geïnteresseerden, dan spreken we van een ‘open evenement’. Om de gastenlijst voor dit evenement op te stellen, moet je naast de personeelsafdeling ook de sales- en marketingafdeling erbij betrekken. Hiermee vergroot je de kans dat je een grote lead binnenhaalt, omdat je de directeur of inkoopmanager van het betreffende bedrijf hebt uitgenodigd.

Back-up gastenlijst

Zorg er zeker bij open evenementen ook voor, dat de eventlocatie goed gevuld is. Je maakt je bedrijfsevent bijvoorbeeld extra aantrekkelijk door vooraf een dagprogramma te communiceren met goede gastsprekers. Daarnaast is het raadzaam een back-up gastenlijst op te stellen. Wanneer relaties op je oorspronkelijke gastenlijst verhinderd zijn, kun je altijd vervanging regelen door relaties van de back-up gastenlijst uit te nodigen. Zo zorg je ervoor dat je eventlocatie mooi gevuld is, wat een goede indruk geeft.

Een nieuwe bedrijfslocatie

Ook bij een event ter gelegenheid van een nieuwe bedrijfslocatie zijn er meerdere aspecten om rekening mee te houden voor wat betreft de gastenlijst. Nodig bijvoorbeeld niet alleen de (voormalige en tijdelijke) medewerkers uit en je zakenrelaties, maar ook je buren. Misschien hebben zij last gehad van de bouwwerkzaamheden en door ze uit te nodigen maak je dit waarschijnlijk in een keer goed. Verder doe je er verstandig aan om de vertegenwoordigers van de lokale overheid uit te nodigen. Wie weet waarvoor je hen in de toekomst nog nodig zult hebben?

Nog een laatste tip

Zo zie je maar, bij de gastenlijst van je evenement komt nog best veel kijken. Bij DOCK 3 hebben we hier jarenlange ervaring mee. Een laatste tip die we je nog willen geven: zorg ervoor dat de aanhef van de uitnodiging altijd correct is. Stuur bijvoorbeeld geen uitnodiging om met je partner te komen wanneer iemand net in scheiding ligt of erger nog, aan iemand van wie de partner net is overleden. Overbodig te noemen dat dit een catastrofale blunder is.

Graag helpt DOCK 3 met het organiseren van een succesvol event. Wij hebben een locatie anders dan anderen, met veel ‘in house’ oplossingen. Met ons gedreven team dat jarenlang ervaring heeft in het organiseren van events, denken wij graag met je mee. Met onze professionele en klantgerichte aanpak zullen wij samen met jou, jouw doelstellingen waarmaken. Graag verwijzen wij naar bedrijven die in onze polyvalente zalen jou voor zijn geweest in het geven van: bedrijfsfeesten, productlanceringen, personeelsfeesten en zakelijke diners. Lees hier hun ervaringen.

Meer informatie of een afspraak maken? Neem vandaag nog contact met ons op.