Ga je binnenkort een seminar organiseren en wil je hierin verzekerd zijn van succes? DOCK 3 helpt je graag met nuttige tips en adviezen. Wij hebben jarenlange ervaring met het organiseren van deze evenementen en weten precies wat hier allemaal bij komt kijken. Zo is de locatie van je seminar allesbepalend, evenals een goede voorbereiding. Om je een eind op weg te helpen hebben we hier een checklist met de 7 belangrijkste stappen voor je op een rijtje gezet.

Stap 1: Een seminar organiseren begint met een tijdige voorbereiding

De organisatie van seminars neemt veel tijd in beslag. Daarom is het belangrijk om op tijd met de voorbereiding te beginnen. Waar je aan moet denken? Ongeveer een half jaar van tevoren, misschien zelfs langer. De reden hiervoor is dat je zeer waarschijnlijk een of meerdere bekende gastsprekers wilt uitnodigen die vaak met een planning werken. Om dezelfde reden is het van belang om de uitnodigingen anderhalf maand tot twee maand voor je seminar te versturen.

Stap 2: Locatie, locatie, locatie

Dit punt kunnen we niet vaak genoeg benadrukken omdat het enorm bepalend is voor het succes van je seminar; de locatie. Neem de tijd om hier goed over na te denken. Wat wil je uitstralen en hoe ziet de invulling eruit? Eenmaal gekozen voor de meest geschikte locatie is het belangrijk te controleren of alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Zorg er verder voor dat je te maken hebt met één aanspreekpunt op de betreffende locatie die je ondersteunt met bijvoorbeeld techniek, catering en het ontvangen van je gasten.

Stap 3: Bepaal je budget

Een seminar organiseren is vaak een prijzig gebeuren. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijk je budget te bepalen. Denk hierbij aan het huren van de locatie, de techniek, personeel, gastprekers, de catering, de uitnodigingen enzovoorts. Voeg hier ook aan toe over welke capaciteit de betrokken medewerkers moeten beschikken. Daarmee bedoelen we dat ze ruim de tijd krijgen om hun verantwoordelijkheden uit te voeren.

Stap 4: Voeg voldoende variatie toe

Een gevarieerd programma zorgt ervoor dat je uitgenodigde gasten ook daadwerkelijk je seminar bij zullen wonen. Verplaats je daarom vooraf in de zaken die je beoogde gasten belangrijk vinden. Wat je immers wilt bereiken is dat je gasten een geslaagd seminar bijwonen waarover ze met de buitenwereld communiceren. Houd er rekening mee dat alleen lezingen snel als vervelend ervaren worden. Afhankelijk van het soort seminar kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om workshops toe te voegen of filmpjes over het thema.

Stap 5: Social media

Nagenoeg iedereen maakt tegenwoordig gebruik van social media. Hiermee heb je als organisatie dus een gratis platform om je seminar onder de aandacht te brengen. Bovendien kun je met social media interactie met je beoogde gasten bewerkstelligen wat uitermate positief bijdraagt aan de beleving.

Stap 6: Techniek van topkwaliteit

Er is niets vervelender voor zowel het publiek als de gastsprekers dan piepende microfoons en geluid dat wegvalt. Zorg er daarom voor dat de techniek perfect in orde is. Test dit regelmatig en vlak voor aanvang in het bijzonder. Het is hierbij raadzaam om ook voor een back-up plan te zorgen. Mocht er onverhoopt iets uitvallen, dan kan je toch je seminar voortzetten.

Stap 7: Taakverdeling en draaiboek

Een heldere taakverdeling met voldoende capaciteit voor de betrokken medewerkers is ten slotte essentieel. Het opstellen van een draaiboek helpt je daarbij. Zo voorkom je dat bepaalde zaken niet worden uitgevoerd of dat de ene medewerker denkt dat de ander verantwoordelijk was voor iets.

 

Graag helpt DOCK 3 met het organiseren van een succesvol event. Wij hebben een locatie anders dan anderen, met veel ‘in house’ oplossingen. Met ons gedreven team dat jarenlang ervaring heeft in het organiseren van events, denken wij graag met je mee. Met onze professionele en klantgerichte aanpak zullen wij samen met jou, jouw doelstellingen waarmaken. Graag verwijzen wij naar bedrijven die in onze polyvalente zalen jou voor zijn geweest in het geven van: bedrijfsfeesten, productlanceringen, personeelsfeesten en zakelijke diners. Lees hier hun ervaringen.

Meer informatie of een afspraak maken? Neem vandaag nog contact met ons op.