Gebrek aan tijd of een slechte planning leiden vaak tot problemen tijdens events. Maar zelfs al staat alles mooi op papier en heeft u een waterdichte planning, dan kan het wel eens mislopen. Volgens lifestyle mentor David B. Bohl zijn er 5 terugkerende obstakels.
#1: Te weinig geld, tijd of andere middelen
Het organiseren van een zakelijk evenement begint met een planning en een uitgebreid budgetplan. Door deze plannen te bespreken met andere organisatoren in het team, toetst u met weinig inspanning of de voorbereidingen realistisch zijn. Het advies luidt dan ook reviseer op verschillende momenten de processen, zo komt u niet voor verrassingen te staan en kunt u tijdig de plannen aanpassen.
#2: Geen duidelijke scope
Zorg ervoor dat alle onderdelen goed verwoord zijn en dat deze terugkomen in de scope. Een scope bevat het doel van de events, een checklist van de onderdelen, een taakverdeling en een budgetverdeling. Een duidelijke actieplan bevat de stappen die genomen moeten worden inclusief een heldere agenda; de tijdslijn moet waterdicht zijn met ruimte voor onvoorziene omstandigheden.
#3: Geen steun of goede leiding
Het alleen organiseren van events vraagt veel doorzettingsvermogen, al heeft u geen team is het essentieel om een klankbord te hebben. Een begeleider, een coach of mentor, een collega of vrienden kan u hier met helpen. U zult verstelt staan wat voor inzichten er aan het licht kunnen komen.
#4: Te veel informatie
Iedereen moet bekend zijn met de taakverdeling van het team. Echter, informatie overload werkt verlammend en verbergt de uiteindelijke doelstelling. Zorg voor een goede afbakening van de taakverdeling binnen het projectteam. Probeer de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden, stel de juiste prioriteiten en geef teamleden taken waar u geen tijd voor hebt. Een goede structuur is hier van belang!
#5: Foute ingesteldheid
Indien u niet met volle overtuiging en inzet aan de organisatie van uw evenement begint, is de kans groot dat de uitwerking minder succesvol is dan verwacht. Het plan kan verwateren en u kunt enorm veel energie verspillen. Heb een positieve insteek en verwacht het onverwachte, bekijk de hindernissen en tegenslagen als feedback.
Wilt u er zoveel mogelijk voor zorgen dat uw evenement een succes wordt? Werk dan samen met een partij die al uw zorgen uit handen neemt.
Het team van DOCK 3 ondersteunt u graag bij het organiseren van uw events in onze schitterende evenementenlocatie in Antwerpen. Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen?
Neem vandaag nog contact met ons op.