Om een groot of zakelijk evenement te organiseren dienen de nodige voorbereidingen getroffen te worden. Voorbereidingen die vaak al maanden voorafgaand aan het evenement beginnen. Op de dag zelf dient alles volgens planning te verlopen en professioneel uitvoerend personeel is dan ook van belang. Een geslaagd evenement komt tot stand met de juiste fundering, een gestructureerde planning, een betrokken team, de juiste setting en een interessant programma, om de bezoeker een waardevolle ervaring te bieden. De volgende punten bieden u de juiste richtlijnen om een succesvol zakelijk of groot evenement te organiseren.
1. Besluit over het thema en doel
Neem een besluit over een thema en het doel van uw evenement. Betreft uw evenement een netwerkevenement, een productlancering of een congres met verschillende sprekers? Welke doelgroep wilt u bereiken, welke sponsoren kunt u aantrekken en welke invulling zorgt voor een waardevolle ervaring voor zowel bezoeker, spreker als sponsor? Met een duidelijk thema en doel kunnen tevens de juiste marketingkanalen worden vastgesteld en ingezet.
2. Boek de juiste locatie
De locatie van een evenement is allesbepalend voor het succes van de dag of avond. Zo dient een locatie goed te bereiken te zijn voor zowel bezoeker als spreker. De locatie moet genoeg ruimte bieden aan het aantal bezoekers en over de juiste faciliteiten beschikken om de invulling van de avond te ondersteunen. Is er bijvoorbeeld behoefte aan verschillende ruimtes of zalen? Welke techniek dient er aanwezig te zijn voor presentaties en lezingen? Gaat u voor een theateropstelling, een dineropstelling of gaat de voorkeur uit naar een flexibele informele en feestelijke setting? Welke cateringmogelijkheden zijn er? Het is raadzaam ruim te voren op zoek te gaan naar een geschikte setting en meerdere locaties te bekijken voordat u een besluit neemt.
3. Marketing en promotie
Een groot evenement onder de aandacht brengen kan een uitdaging zijn en is een cruciaal onderdeel binnen de organisatie van een evenement. Zonder effectieve marketing, geen bezoekers. Grote evenementenorganisatoren kunnen het zich veroorloven grote sommen geld uit te trekken voor betaald adverteren, zowel online als offline. Mocht het budget voor marketing minder ruim zijn, dan zijn er talloze opties om gericht de doelgroep te bereiken. Denk aan Social Media marketing en email marketing. Zeker als het evenement gericht is op een bepaalde doelgroep binnen een industrie of markt, zal het relatief eenvoudig zijn deze direct te targetten, door gebruik te maken van databasen, klantenbestanden en onderwerp specifieke pagina’s.
4. Samenwerking met sponsoren
Door met sponsoren een samenwerking aan te gaan, krijgt uw evenement een professionele uitstraling. Tevens kunnen sponsoren een groot aantal bezoekers benaderen en aantrekken. Daarbij maken sponsoren grote evenementen rendabeler, gezien zij eventueel meebetalen aan bepaalde faciliteiten, sponsordeals af kunnen nemen of producten weggeven.
5. De juiste mensen voor een geslaagd evenement
Om te zorgen dat het evenement goed verloopt, is het noodzakelijk dat er een professioneel team klaar staat voor zowel de voorbereidingen als uitvoering. Bespreek de taken, het draaiboek en de planning uitvoering. Wijs een projectleider en verschillende teamleiders aan en zorg voor de juiste rolverdeling.
Het is van groot belang sprekers uit te nodigen die een waardevolle toevoeging kunnen leveren op de dag of avond. Kies voor sprekers met een goede reputatie die aantrekkelijk zijn voor de doelgroep. Zorg dat lezingen relevant, vernieuwend en interessant zijn voor de genodigden. Bereid lezingen voor door presentaties of PowerPointpresentaties te testen en spreek duidelijke sprekerstijden af. Vraag de sprekers tevens wat zij nodig hebben voor een geslaagde presentatie, zoals een overheadprojector en het aantal microfoons.
6. Het evenement
Bezoek de locatie op de dag voordat het evenement plaatsvindt om de laatste zaken af te stemmen en te checken of alle faciliteiten aanwezig zijn. Check het licht en geluid en check of de catering in orde is. Neem nogmaals het draaiboek door op locatie en check of er aanpassingen nodig zijn. Zorg dat op kantoor alle benodigdheden klaar zijn gezet en het team de nodige instructies heeft gekregen om de volgende dag een succesvol evenement te verzorgen.
Vraag het team ruim van te voren op de dag zelf aanwezig te zijn om zich en de locatie gereed te maken voor het evenement. Zorg dat het ontvangstcomité op tijd klaar staat om de eerste gasten te verwelkomen, te registreren en naamplaatjes uit te delen. Zorg ook dat het personeel op de hoogte is van het programma en de faciliteiten van de locatie, om zo optimaal vragen van gasten te kunnen beantwoorden.
Een succesvol zakelijk of groot evenement begint met het bepalen van een duidelijk doel en thema, om zo de juiste doelgroep en sponsoren te kunnen benaderen en effectieve marketingkanalen in te zetten. De locatie vormt de ‘thuisbasis’ van je evenement en dient dan ook zorgvuldig geselecteerd te worden, evenals het juiste personeel en interessante sprekers. Sponsoren kunnen benaderd worden om het evenement rendabeler te maken en een groter publiek aan te trekken. De juiste voorbereiding is bij evenementen meer dan het halve werk en hiermee dient dan ook ruim van te voren begonnen te worden.
Op zoek naar een geschikte locatie voor uw zakelijke evenement of ander groot evenement? Hulp nodig bij de organisatie en uitvoering van uw evenement? Bij Dock3, gelegen aan de rand van Antwerpen, bent u aan het juiste adres. Dock3 biedt, met 5 flexibele moduleerbare zalen, de perfecte ruimte voor zakelijke en grote evenementen. Met ruim 15 jaar ervaring binnen de evenementenbranche, is Dock3 een ideale en betrouwbare partner om u te ondersteunen bij het organiseren van uw evenement. Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen? Neem gerust contact op, wij bespreken graag de mogelijkheden met u.