Het kiezen van een geschikte feestzaal in provincie Antwerpen kan een uitdaging zijn. U wilt dat uw feestzaal goed te bereiken is voor uw gasten en dat de zaal u de mogelijkheden biedt die u nodig hebt om van uw feest er één te maken om nooit te vergeten. Echter dient de feestzaal niet het volledige budget op te slokken, waardoor u geen ‘ruimte’ meer overhoudt voor andere belangrijke investeringen die nodig zijn van uw evenement een succes te maken. Houd de volgende belangrijke factoren in gedachten om tot een weloverwogen beslissing te komen en uw gasten te kunnen verwelkomen in de perfecte feestzaal.
Onze 6 Tips; Feestzaal huren in Antwerpen:
1. Zaalhuur en overige kosten
Houd bij het kiezen van een feestzaal uw budget goed in de gaten. De juiste fuifzaal bepaalt grotendeels het succes van uw evenement, maar catering en entertainment zijn tevens van groot belang. Stel een begroting op en overweeg zorgvuldig de kosten waarmee u te maken zult krijgen bij het organiseren van uw feest of evenement, zodat u weet welk bedrag u vrij kunt maken om een feestzaal te huren.
2. Locatie en parkeergelegenheid
De locatie van de feestzaal is van groot belang. Uw gasten dienen de locatie makkelijk te kunnen bereiken en voldoende gratis parkeergelegenheid zou een groot pluspunt zijn. Is dit niet het geval, dan is het handig van te voren uit te zoeken waar gasten wel in de buurt kunnen parkeren. Staan er veel internationale genodigden op de gastenlijst? Het is dan tevens van belang een locatie nabij het vliegveld of een hotel te kiezen. Kijk wellicht of het nodig en mogelijk is een shuttleservice in te zetten en voorzie uw gasten van de juiste informatie om de locatie te kunnen bereiken.
3. Het interieur en de akoestiek
Wat is de ‘look & feel’ van de feestzaal en sluit deze aan bij uw feest of evenement? Het is van groot belang dat een feestzaal de juiste uitstraling heeft en goed voelt. Organiseert u een gala of een chic feest? Dan wilt u wellicht dat de feestzaal een luxe en exclusieve uitstraling heeft. Gaat u voor een intieme netwerkborrel, dan is een kleinere zaal met een warme uitstraling wellicht geschikter. Organiseert u een spetterend personeelsfeest met live muziek of DJ’s? Dan kan een grotere moderne zaal met een ‘club’ uitstraling de perfecte locatie vormen.
Let ook goed de akoestiek binnen een locatie. Het kan namelijk erg vervelend zijn wanneer mensen elkaar slecht verstaan doordat de akoestiek niet goed is. Ook zou het zonde zijn wanneer de muziek niet goed tot zijn recht zou komen.
Indien uw evenement zal bestaan uit verschillende onderdelen, dan is het handig om te zoeken naar een locatie met verschillende zalen, zodat ieder onderdeel volledig ervaren kan worden op de manier en in de stijl die u voor ogen had. Zo heeft Telenet ‘The ACE Awards’ bij DOCK 3 feestlocatie in Kaai Antwerpen georganiseerd, waarbij zij gebruik maakten van diverse zalen en ruimtes. Zo werden er in de Transit gasten ontvangen en naar de andere zalen geleid, was Fusia omgebouwd tot luxe lounge en werd de Main room gebruikt voor de award uitreiking en een spetterend dansfeest. Zo kregen de gasten de kans om zowel te netwerken, te ontspannen en van een geweldige show te genieten.
4. Diensten en faciliteiten
Buiten dat de uitstraling en de akoestiek van de feestzaal dient aan te sluiten bij uw evenement, is het ook belangrijk dat de juiste faciliteiten en diensten aanwezig zijn om uw feest te laten slagen. Zo wilt u wellicht gebruik maken van een podium, licht en geluid of van een bar of cateringservice. Ook kan het zijn dat u juist de optie wilt hebben dit zelf te organiseren of af te nemen bij een externe partij. Zijn er stoelen, tafels en een garderobe aanwezig? Is het mogelijk de ruimte aan te kleden of te restylen in het desgewenste thema? Zijn er werknemers op de locatie aanwezig die deze taken uit handen kunnen nemen en tijdens het feest zelf op diverse vlakken ondersteuning kunnen bieden? Om vervelende verrassingen aan het eind van de avond te voorkomen, is het ook goed te bespreken of de schoonmaakdienst is inbegrepen.
5. Capaciteit en aantallen
Het is belangrijk een goede schatting te kunnen maken van het aantal aanwezigen. Een te volle zaal is voor niemand comfortabel, maar u wilt tevens voorkomen dat een zaal halfleeg oogt. Ook met het oog op veiligheid is het van groot belang te weten hoeveel aanwezigen er zullen zijn en wat de maximale capaciteit van de ruimte is.
Buiten de capaciteit van de feestzaal is het ook goed om met de catering te bespreken wat de mogelijkheden zijn om wijzigingen te maken; niet alleen wat betreft de catering, maar ook binnen de opstelling van bijvoorbeeld tafels, stoelen, borden en bestek op de avond zelf.
6. Toegankelijkheid en doorstroom
Vraag om een plattegrond van de feestzalen en locaties en bekijk deze kritisch voordat u een keuze maakt. Bepaal of de gewenste activiteiten kunnen plaatsvinden en de opstelling die u voor ogen heeft mogelijk is. Kijk ook waar er bijvoorbeeld stopcontacten te vinden zijn om uw audiovisuele apparatuur aan te kunnen sluiten. Zijn er voldoende WC’s aanwezig? In welke ruimtes zal er veel doorloop zijn en lenen de ruimtes zich hiervoor? Kijk ook of de feestzaal een goede toegankelijkheid biedt aan minder mobiele gasten.
Bij het kiezen van een feestzaal komt heel wat kijken. De zaalhuur dient binnen uw budget te passen, feestzaal of feestzalen dienen een interieur of stijl te hebben die aansluit bij uw feest en genodigden. De akoestiek dient goed te zijn om de muziek tot zijn recht te kunnen laten komen of om te zorgen dat genodigden rustig met elkaar kunnen praten. De locatie en de bereikbaarheid is van cruciaal belang, net als de capaciteit en toegankelijkheid voor de verschillende gasten. Let goed of de feestzaal ruimte en de mogelijkheden biedt voor het programma en de opstelling die u voor ogen heeft.
Op zoek naar een flexibele feestzaal in Antwerpen De Kaai? DOCK 3 is een feestlocatie, met verschillende moduleerbare ruimtes, in De Kaai aan de rand van Antwerpen. De feestzalen zijn volledig in te richten naar smaak en geschikt voor uiteenlopende evenementen en feesten. Het enthousiaste en ervaren team van DOCK 3 staat zowel van te voren als tijdens het feest klaar om op alle gewenste vlakken ondersteuning te bieden – indien u dit wenst natuurlijk. Bent u benieuwd naar meer, wilt u de locatie bekijken of de mogelijkheden bespreken? Neem vandaag nog contact met ons op.