Het vinden van dé geschikte locatie voor uw evenement kan een grote uitdaging zijn. Er is vaak een waslijst aan punten waar de locatie aan moet voldoen, zoals hoe gemakkelijk het is om de locatie te bereiken, de parkeermogelijkheden en of het licht- & geluidsystemen van goede kwaliteit zijn.
De sfeer en de uitstraling van uw event worden grotendeels bepaald door de locatie. Daarbij komt de aankleding en indeling van de zalen. Deze factoren kunnen er voor zorgen dat uw event een succes wordt of net niet.
DOCK 3 geeft vijf onderdelen die belangrijk zijn bij het vinden van een geschikte locatie.
Beslis vanaf het begin wat voor catering gewenst is
De ene locatie leent zich meer voor een zittend diner en de andere meer voor een walking dinner. Informeer bij de locatie wat de voorzieningen zijn en bedenk ook hoe de groep van genodigden zullen bewegen bij dergelijke cateringmogelijkheden. Gaat het om een netwerkevent of seminarie? Wilt u breaks inplannen of een aparte ruimte inrichten tot netwerkruimte? Ook de grootte van de ruimte speelt een rol bij het type catering dat gefaciliteerd zal worden.
Plan de hoofdact voordat de locatie gekozen wordt
Is er een podium nodig? Biedt de locatie deze mogelijkheid? Zijn de technische benodigdheden en het kundige personeel al aanwezig bij de locatie, of komt deze post er nog bij? Hier geldt wederom, houd steeds rekening met de ruimte in combinatie met uw bezoekers. Een te lege ruimte komt kil over, maar een te volle ruimte is ook ongemakkelijk.
Bedenk welke sfeer er zal zijn op uw event
Als u een bepaalde sfeer wilt creëeren dan is het goed om rekening te houden met de natuurlijke ambiance van een locatie en de aankleding. Een klassieke locatie kan heel mooi zijn maar past niet altijd bij de aankleding die voorogen is. Het verrassen van bezoekers door een locatie te kiezen die niet standaard is heeft veel impact, denk bijvoorbeeld aan een onverwachte locatie in een hippe buurt of netals DOCK 3 een locatie waar de zalen out of the box zijn.
Zorg ervoor dat je weet hoeveel bezoekers er komen en wat voor type event het is
Het is vaak handig om bij te houden hoeveel bezoekers op uw evenement komen door het aantal inschrijvingen bij te houden. Op basis van deze twee variabelen gaat u op zoek naar de meest geschikte eventlocatie.
We zien dat meer en meer bedrijven op zoek zijn naar locaties die niet voor de hand liggen gekeken naar het type evenement. Zo krijgen wij bij DOCK 3 steeds meer aanvragen voor seminaries en congressen terwijl deze vroeger vaker in hotels werden gehouden.
Zijn de gewenste technische faciliteiten voor uw event aanwezig
Vaak werken locaties met een vaste technische partner voor extra technische benodigdheden. Geef op voorhand door wat u nodig denkt te hebben voor bijvoorbeeld bij een presentatie, productlancering of catering. De locatie helpt u vaak met het realiseren van een technisch plan.
Wees er ook bewust van dat de mensen met wie er contact is een goede indruk achterlaten, een deel van de planning zal uithanden worden gegeven en het is prettig als het team dat helpt het vertrouwen geeft dat de voorbereidingen professioneel worden opgepakt.
Vergeet niet elke locatie waar uw serieus over nadenkt ook werkelijk te bezoeken. Zorg ervoor dat er vragen geformuleerd zijn alvorens u op bezoek gaat. Het plannen van een evenement is over het algemeen best kostbaar, de voorbereiding is het halve werk.
Gelukkig hebben de meeste locaties, zo ook DOCK 3 veel ervaring met het plannen van een event.
Bent u benieuwd hoe onze locatie er in het echt uit ziet? U kunt een locatiebezoek met ons inplannen via het contactformulier of de contactgegeven te vinden op de contact pagina.