Deze website maakt gebruik van cookies om uw surfervaring te vergemakkelijken.

Accepteer Lees verder
E-mail contact@dock3.be Phone +32 3 295 54 65 Facebook Facebook Facebook
Offerte
Offerte E-mail Phone

Een evenement organiseren is complexer dan op het eerste oog lijkt. Er zijn heel wat zaken om rekening mee te houden. In onze blogserie van ‘Hoe organiseer ik een succesvol event’ geeft DOCK 3 verschillende tips om succesvol een evenement te organiseren. In dit eerste deel van de serie gaan wij in op 5 algemene onderdelen om rekening mee te houden, namelijk het doel, de locatie, de communicatie, de catering en het budget.

1. Stel het doel van het event centraal

Hoe u ook te werk gaat, het belangrijkste is om te beginnen met de doelstelling van het evenement. Om deze altijd ‘on top of mind’ te houden, is het essentieel dat alle partijen betrokken op de hoogte zijn van het doel van het event. Of het nu om een personeelsfeest gaat van 100 genodigden of een productlancering met 1000 gasten. Wanneer het doel duidelijk is zal het event van begin tot einde beter georganiseerd zijn, omdat iedereen begrijpt waar zij gezamenlijk aan werken.

2. Een goed doordachte keuze van de locatie

Eén van de meest uitdagende opdrachten van een succesvol event is het vinden van een geschikte locatie. Het is immers een groot deel van het visitekaartje van de gebeurtenis. Niet alleen functie, maar ook vorm spelen een grote rol. Daarbij scheelt het vanuit een organisatorisch oogpunt als de locatie technische onderdelen al in huis heeft. Als de locatie meerdere onderdelen van het evenement middels verschillende zalen kan ondervangen dan is dat ook een prettige bijkomstigheid. De eventlocatie bepaalt voor een groot deel het succes van uw event dus laat u goed informeren alvorens u een beslissing neemt. Leer hier meer over het concept van DOCK 3 en over het team.

Onze tip: maak een checklist met alle factoren die het succes van uw evenement bepalen.

Wat staat er op een dergelijke checklist? Onder andere:

  • Het type event
  • Het doel
  • Het aantal bezoekers
  • De mogelijkheden van de locatie
  • De multimedia en audiovisuele benodigdheden
  • De catering en de set up van
  • De parkeergelegenheid

3. Zorg ervoor dat de communicatie tussen de verschillende partijen goed loopt

Streef naar open communicatie en zorg ervoor dat u als organisator van tevoren weet wie de event manager of locatie-verantwoordelijke is op de locatie van het evenement. Ook is het handig om deze voor te stellen aan de contactpersoon binnen het bedrijf zodat zij samen het draaiboek kunnen opmaken en doornemen.  Een draaiboek is onmisbaar zeker als het event tot in de puntjes verzorgd moet zijn. Met een goed draaiboek kunnen praktische zaken niet worden vergeten en iedereen is op dezelfde pagina. Deel het uiteindelijke draaiboek iets voor het evenement uit zodat men de tijd heeft om het door te nemen. Dankzij een draaiboek weten alle betrokken partijen precies waar en wanneer ze moeten zijn en wat er wordt verwacht, alle ingrediënten voor een succesvol event.

4. Kies de juiste formule en kwaliteit van catering 

Wanneer u een event organiseert is de manier waarop het eten geserveerd wordt minstens even belangrijk als de culinaire, of minder verfijnde, invulling van het eten zelf. Er zijn tal van mogelijkheden, van een zakelijk diner met bediening aan tafel tot een spectaculaire live cooking of een walking dinner. Kortom de keuze van de catering hangt af van de locatie, de timing, de doelstelling van het evenement en het natuurlijk het budget.

5. Houd uw budget goed in de gaten

Goede budgetbeheersing is noodzakelijk! Een budget opstellen is een uitgebreide taak: staan alle onderdelen erin? Is het bedrag realistisch genoeg, gekeken naar de verwachtingen en de kosten per genodigde? Niet alleen het opstellen van het budget, maar ook de nacalculatie is van belang. Kijk bijvoorbeeld of het aantal consumpties die op het factuur staan ook daadwerkelijk kloppen. Wat scheelt is de mogelijkheid om te kiezen voor een forfaitaire prijs.

Onze tip bij het opmaken van het budget: reken erop dat 10% van het budget extra is voor onvoorziene kosten.

Graag helpt DOCK 3 u met het organiseren van een succesvol event. Wij hebben een locatie anders dan anderen, met veel ‘in house’ oplossingen. Met ons gedreven team dat jarenlang ervaring heeft in het organiseren van events, denken wij graag met u mee. Met onze professionele en klantgerichte aanpak kunnen wij samen met u, uw doelstellingen waarmaken. Graag verwijzen wij naar bedrijven die in onze polyvalente zalen u voor zijn geweest in het geven van bedrijfsfeesten, productlanceringen, personeelsfeesten en zakelijke diners.

Wilt u graag meer info of een afspraak maken? Neem vandaag nog contact met ons op.